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Vertrieb digitalisieren Effizienter verkaufen: Vom Angebot bis zur Rechnung ohne Medienbrüche

Vom Angebot direkt zum Auftrag: Wir konfigurieren Ihre ERP-Software so, dass Ihr Vertrieb seine Zeit in Abschlüsse investiert und nicht in doppelte Dateneingabe.

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Überblick

Vertrieb digitalisieren

Angebot, Auftrag und Rechnung in einem System

Wenn Sie Ihren Vertrieb digitalisieren, kann Ihr Innendienst sofort sehen, ob die Ware auf Lager und noch nicht reserviert ist, bevor er Kunden Zusagen macht. Meldet sich der Kunde später, findet Ihr Vertriebsteam sämtliche E-Mails und Angebote zentral an einem Ort, statt sie in persönlichen Postfächern zu suchen. Dafür nutzen Sie Ihre ERP-Software sowie eine DMS- und ECM-Software.

  • Angebote: Angebote mit den Preisen und Rabatten des Kunden in der ERP-Software erstellen
  • Aufträge: Den Status jedes Auftrags in der ERP-Software verfolgen und Ware mit einer Reservierung für den Kunden festhalten
  • Kunden: Kontakte mit einem CRM-Modul verwalten und E-Mails zum Kunden in der DMS- und ECM-Software archivieren

Angebotspreise gelten auch im Auftrag

Wenn der Kunde das Angebot annimmt, legen Sie daraus den Auftrag an. Ihre Software übernimmt Positionen und Preise und Sie tragen nur Änderungen des Kunden nach.

Ihr Kunde wartet nicht auf einen Rückruf

Im Kundengespräch sehen Sie in Ihrer Software den gebuchten Bestand jedes Artikels. Mit einer Reservierung zeigt die Software auch, welche Menge schon für andere Aufträge vergeben ist.

Ihr Kundenwissen bleibt im Unternehmen

Mit einem CRM-Modul sieht Ihr Team zu jedem Kunden Ansprechpartner, Telefonate und E-Mails. So beantwortet eine Kollegin die Anfrage, wenn die zuständige Person außer Haus ist.

Sie planen Außendienstzeit nach Umsatz

Ihre Software teilt Ihre Kunden mit einer ABC-Analyse nach dem Umsatz in A-, B- und C-Kunden ein. Nach dieser Einteilung legen Sie fest, wie oft Ihr Außendienst einen Kunden besucht.

Vom Angebot bis zur Auswertung

Davon profitiert Ihr Vertrieb

3-7-T1-angebote (KI-generiert)

Angebote aus Vorlagen erstellen

Für einen Stammkunden erstellen Sie das Angebot in Ihrer ERP-Software aus einer Vorlage oder einem früheren Beleg des Kunden. Dabei nutzen Sie die Preise, Staffelpreise und Rabatte, die Sie für den Kunden hinterlegt haben.

  • Beim Erfassen sehen, wie viel vom gebuchten Bestand bereits reserviert ist
  • Angebote für Kunden im Ausland in deren Sprache erstellen
  • In den Vorlagen Ihr Layout festlegen und Artikelbilder einfügen

Liefertermine vor der Zusage prüfen

Ihr Kunde wartet nicht auf einen Rückruf

Vor der Zusage prüfen Sie in Ihrer ERP-Software den gebuchten Bestand und die bereits reservierten Mengen. Für bestellte Ware sehen Sie in der Bestellung den vom Lieferanten bestätigten Termin. Den Liefertermin übernehmen Sie dann in Angebot oder Auftrag.

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ERP-Software

Ihr Vertrieb wickelt Aufträge mit denselben Daten ab wie Einkauf, Lager und Buchhaltung.

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Schnittstelle ERP und DMS

Eine Schnittstelle verbindet Ihre ERP-Software mit Ihrer DMS- und ECM-Software. Damit öffnen Sie Angebote, Aufträge und Rechnungen eines Kunden aus der ERP-Software heraus.

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DMS- und ECM-Systeme

Sie finden Angebote, Aufträge und E-Mails zu einem Kunden im selben Archiv. Ihre DMS- und ECM-Software archiviert sie revisionssicher.

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Managed IT Services

Wenn Sie Ihre ERP-Software bei uns beziehen, betreiben wir die installierte Version in unserem Rechenzentrum in Deutschland. Ihr Vertrieb kann sich auch aus einer Niederlassung oder dem Homeoffice anmelden.

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Mit dem Lieferschein aus Ihrem Auftrag bucht die Software den Lagerabgang.

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Ihre Buchhaltung sieht jede Rechnung als offenen Posten und erstellt bei Zahlungsverzug die Mahnung.

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Geschäftsführung

Ihre Geschäftsführung sieht Umsatz, Kosten und offene Posten in Ihrer ERP-Software, ohne auf einen Bericht in Excel zu warten.

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FAQ

Fragen zum digitalen Vertrieb

Brauchen wir neben der ERP-Software ein eigenes CRM?

Ein CRM-Modul in Ihrer ERP-Software verwaltet Kontakte und Aufgaben. Mit einer Erweiterung verfolgen Sie dort auch Verkaufschancen. Im Erstgespräch prüfen wir, welche dieser Funktionen Ihre Software schon hat und was Sie ergänzen.

Kann unser Außendienst unterwegs auf Kundendaten zugreifen?

Ja, mit einem CRM-Modul, das Sie auch auf Notebook, Tablet und Smartphone nutzen. Vor einem Termin sieht der Außendienst dort zum Beispiel die Ansprechpartner und die Kundenhistorie. Nach dem Termin aktualisiert er die Kontaktdaten noch beim Kunden.

Lässt sich unser Onlineshop an die ERP-Software anbinden?

Ja, mit einer Shop-Schnittstelle übernimmt Ihre ERP-Software Bestellungen aus Ihrem Onlineshop als Auftrag, mit einer Marktplatz-Schnittstelle auch Bestellungen von Marktplätzen. Wenn Sie einen Webshop nutzen, der in Ihre ERP-Software integriert ist, pflegen Sie Artikel, Preise und Bestände nur in der ERP-Software. Wenn ein Kunde zum Beispiel abends im Shop bestellt, findet Ihr Innendienst den Auftrag am nächsten Morgen in der ERP-Software.

Was kostet es, unseren Vertrieb zu digitalisieren?

Das hängt davon ab, womit Sie heute arbeiten und womit Sie beginnen. Sie können zum Beispiel mit der Ablage von E-Mails und Belegen zu Ihren Kunden in einer DMS- und ECM-Software starten und weitere Abläufe später ergänzen. Im Erstgespräch besprechen wir Software und Vorgehen und schicken Ihnen danach ein Angebot.

Was ist ein ERP-System?

Ein ERP-System ist eine Software, in der mehrere Abteilungen mit denselben Daten arbeiten, etwa Einkauf, Lager und Vertrieb. ERP steht für Enterprise Resource Planning. Im Vertrieb legen Sie darin zum Beispiel den Auftrag aus dem Angebot an und erstellen daraus Lieferschein und Rechnung.

Was ist ein DMS- und ECM-System?

Ein DMS- und ECM-System ist eine Software, in der Sie Dokumente digital ablegen, wiederfinden und per Workflow freigeben. DMS steht für Dokumentenmanagement-System, ECM für Enterprise Content Management, den Oberbegriff, zu dem das DMS gehört. Im Vertrieb leitet die Software zum Beispiel Angebote oder Preisnachlässe zur Freigabe an die Zuständigen weiter.

Erstgespräch

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  1. Erzählen Sie uns, wo Sie stehen und was Sie vorhaben.
  2. Gemeinsam überlegen wir, welche Software zu Ihnen passt und wie sie sich mit Ihren Systemen verbinden lässt.
  3. Danach wissen Sie, womit Sie am besten beginnen, und erhalten auf Wunsch ein Angebot.