Einkauf digitalisieren im Mittelstand / Emerion

Überblick

Einkauf und Beschaffung digital steuern

Bezahlen Sie nur, was wirklich bestellt und geliefert wurde?

Durch die Digitalisierung Ihres Einkaufs verbessern Sie Ihre Abläufe und sichern Ihre Budgets zuverlässig ab.

Dafür nutzen Sie zwei Systeme. Ihre ERP-Software schlägt Bestellmengen vor, basierend auf dem Meldebestand oder der Reichweite. Außerdem zeigt sie Ihnen, welche Bestellungen überfällig sind. Ihre DMS- und ECM-Software leitet Bestellanforderungen zur Freigabe weiter. Sie gleicht Rechnungen über eine Schnittstelle mit der Bestellung und dem Wareneingang ab. Zudem archiviert sie die Belege revisionssicher.

Sie bestellen nach Bestand und Bedarf, ohne Excel-Liste

Ihr ERP-System schlägt automatisch vor, welche Artikel Sie nachbestellen müssen. Sie prüfen die Vorschläge und lösen die Bestellung mit wenigen Klicks aus.

Sie bestimmen, wer wann freigibt

Sie legen fest, wer eine Bestellanforderung ab welchem Betrag freigibt. Ihre Software warnt schon bei der Erfassung, wenn eine Bestellung das Budget überschreitet.

Sie sehen, welche Lieferung sich verspätet

Ihre Software überwacht die Liefertermine und zeigt, welche Lieferungen sich verspäten. So fragen Sie gezielt beim Lieferanten nach.

Sie bezahlen, was bestellt und geliefert wurde

Ihre Software gleicht Rechnungen mit Bestellung und Lieferschein ab. Ihr Team klärt nur noch die Abweichungen.

Vom Bedarf bis zur Rechnung

Davon profitiert Ihr Einkauf

Lagerregal mit Schrauben und Tablet, eingeblendet ein Bestellvorschlag: Bestand unter Meldebestand, Vorschlag 400 Stück (AI generated)

Bestellvorschläge prüfen und Bestellungen anlegen

Ihre ERP-Software schlägt vor, welche Artikel Sie in welcher Menge nachbestellen. Sie prüfen die Vorschläge und legen daraus die Bestellungen an, ohne Mengen in einer Excel-Liste zu rechnen.

Bestellvorschläge nach Meldebestand oder Reichweite erstellen
Kundenaufträge und offene Bestellungen im Bedarfslauf einrechnen
Lieferzeit und Preise des Lieferanten in die Bestellung übernehmen
Mit einer Absatzplanung Bestellvorschläge aus geplanten Absatzmengen ableiten

Mitarbeiter stellt auf dem Smartphone eine Bestellanforderung über 2.190 €, die in Freigabestufe 2 auf Freigabe wartet (AI generated)

Bestellanforderungen per Formular stellen und freigeben

Die Fachbereiche stellen Bestellanforderungen im Formular Ihrer DMS- und ECM-Software, auch auf dem Smartphone. Die Software leitet jede Anforderung an die Zuständigen weiter, ab einer Betragsgrenze auch an die nächste Freigabestufe. Ihr Einkauf sieht, welche Anforderung noch offen ist, und legt freigegebene Anforderungen als Bestellung in der ERP-Software an.

Pflichtfelder wie Kostenstelle, Projekt und Lieferant festlegen
Freigabestufen nach Betragsgrenze einrichten
Erinnerungen bei Fristablauf und Vertretungen festlegen
Anforderungen unterwegs per App freigeben
In der Historie nachsehen, wer freigegeben hat

Lagerarbeiter an der Laderampe, eingeblendet eine Bestellung mit Lieferverzug: Wareneingang offen, drei Tage überfällig (AI generated)

Liefertermine überwachen und Verzug erkennen

Sie erfassen zu jeder Bestellung in der ERP-Software die Lieferbestätigung des Lieferanten. Die Software zeigt, welche Bestellungen überfällig sind.

Sehen, welche Bestellungen geliefert sind, sobald das Lager den Wareneingang gebucht hat
Bestellungen mit Lieferverzug auswerten
Budgetüberschreitung schon beim Erfassen der Bestellung sehen, offene Bestellungen eingerechnet

Bestellung, Lieferschein und Rechnung neben der Lieferung, eingeblendet der 3-Wege-Abgleich: Menge und Preis stimmen (AI generated)

Rechnungen im 3-Wege-Abgleich prüfen

Ihre DMS- und ECM-Software gleicht Rechnungen über eine Schnittstelle zur ERP-Software mit Bestellung und Wareneingang ab, Position für Position. Wenn alles übereinstimmt, ist für die Rechnung keine weitere Freigabe nötig. Bei Abweichungen in Menge oder Preis benachrichtigt die Software die zuständige Person. So klärt Ihr Team nur diese Rechnungen.

E-Rechnungen im selben Ablauf mit Bestellung und Wareneingang abgleichen
Festlegen, wer bei einer Abweichung benachrichtigt wird
Abweichungen in Menge oder Preis vor der Freigabe klären

Lieferantengespräch am Besprechungstisch, eingeblendet die Lieferantenbewertung eines A-Lieferanten mit 96 Prozent Liefertreue (AI generated)

Lieferanten nach Liefertreue bewerten

Ihre ERP-Software wertet die Liefertreue jedes Lieferanten aus. Im Lieferantengespräch nennen Sie diese Werte. Ihre DMS- und ECM-Software archiviert außerdem Bestellung, Lieferschein und Rechnung revisionssicher zum Vorgang, sodass Sie bei einer Rückfrage alle Belege in einer Akte öffnen.

Umsätze je Lieferant auswerten, zum Beispiel als ABC-Analyse
Neue Lieferanten über ein Registrierungsformular erfassen
Kündigungsfristen von Lieferantenverträgen mit Erinnerung überwachen
Belege über eine Schnittstelle aus der ERP-Software heraus öffnen

Beratung, Software und Betrieb

Ihren Einkauf mit Emerion digitalisieren

ERP-Software

Ihr Einkauf disponiert, bestellt und überwacht Liefertermine in derselben Software wie Lager, Fertigung und Vertrieb.

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DMS- und ECM-Systeme

Ihre DMS- und ECM-Software steuert die Freigabe der Bestellanforderungen und legt jede Bestellung mit Lieferschein und Rechnung in einer Akte ab.

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Schnittstelle ERP und DMS

Eine Schnittstelle verbindet Ihre ERP-Software mit Ihrer DMS- und ECM-Software. Damit gleicht die DMS- und ECM-Software Rechnungen mit Bestellung und Wareneingang ab. Sie öffnen die Belege aus der ERP-Software heraus.

Schnittstelle anfragen

Managed IT Services

Wir betreiben Ihre Software in unserem deutschen Rechenzentrum.

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FAQ

Fragen zum digitalen Einkauf

Was ist ein ERP-System?

Ein ERP-System ist eine Software, in der mehrere Abteilungen mit denselben Daten arbeiten, etwa Einkauf, Lager und Vertrieb. ERP steht für Enterprise Resource Planning. Für Ihren Einkauf schlägt das ERP-System zum Beispiel Bestellungen vor und rechnet dabei Bestände und offene Kundenaufträge ein.

Was ist ein DMS- und ECM-System?

Ein DMS- und ECM-System ist eine Software, in der Sie Dokumente digital ablegen, wiederfinden und per Workflow freigeben. DMS steht für Dokumentenmanagement-System, ECM für Enterprise Content Management, den Oberbegriff, zu dem das DMS gehört. Im Einkauf steuert die Software zum Beispiel die Freigabe von Bestellanforderungen.

Können Mitarbeitende ohne Zugang zum ERP-System Bestellanforderungen stellen?

Ja. Die Fachbereiche öffnen das Formular der DMS- und ECM-Software über einen Link im Browser, auch auf dem Smartphone. Wer zum Beispiel neue Sicherheitsschuhe für die Werkstatt braucht, trägt Bedarf, Kostenstelle und Lieferant ein und schickt die Anforderung ab.

Was passiert, wenn eine Rechnung nicht zu Bestellung oder Lieferung passt?

Ihre DMS- und ECM-Software benachrichtigt die Person, die Sie für die Klärung festgelegt haben. Diese Person sieht die Abweichung vor der Freigabe. Für den Abgleich liefert Ihre ERP-Software Bestell- und Wareneingangsdaten über eine Schnittstelle.

Was kostet es, unseren Einkauf zu digitalisieren?

Das hängt davon ab, womit Sie heute arbeiten und womit Sie beginnen. Sie können zum Beispiel mit der Freigabe von Bestellanforderungen starten und weitere Abläufe später ergänzen. Im Erstgespräch besprechen wir Software und Vorgehen und schicken Ihnen danach ein Angebot.

Einkauf digitalisieren Wie viel Excel steckt noch in Ihrem Einkauf?