HR-Prozesse digitalisieren im Mittelstand

Überblick

Ihre Personalprozesse digitalisieren

Weniger nachfragen, suchen und neu erfassen

In der digitalen Personalakte sind die Verträge und Bescheinigungen Ihrer Mitarbeitenden an einem Ort gespeichert. Führungskräfte genehmigen Urlaubsanträge und Arbeitszeiten auf digitalem Weg. Ihr Personalteam freut sich über weniger Rückfragen.

Digitale Personalakte: Personaldokumente sicher und ordnungsgemäß archivieren
Urlaub und Arbeitszeiten: Urlaubskonten, Abwesenheiten und Zeitkonten verwalten
Personalabrechnung: Lohn- und Gehaltsabrechnungen erstellen und Meldungen elektronisch versenden

Mitarbeitende rufen Urlaubskonto und Abrechnung selbst ab

Im Mitarbeiterportal Ihrer HR-Software sehen Mitarbeitende ihr Urlaubskonto und laden ihre Entgeltabrechnungen herunter. So beantworten Personalabteilung und Lohnbuchhaltung weniger Routinefragen.

Nur Berechtigte sehen die Personalakte

Sie legen über Rollen und Rechte fest, wer welche Dokumente einer Akte einsehen darf. Das Protokoll zeigt, wer eine Akte geöffnet hat.

Freigegebene Arbeitszeiten gehen direkt in die Abrechnung

Mit einer angebundenen Zeiterfassung übernimmt die HR-Software Arbeitszeiten und Abwesenheiten in die Personalabrechnung. Die Lohnbuchhaltung prüft die Zeiten zum Monatsende, statt sie aus Listen neu zu erfassen.

Sie sehen, was vor dem ersten Arbeitstag offen ist

Für jeden Eintritt erstellen Sie in Ihrer HR-Software Aufgaben aus einer Vorlage, mit Zuständigkeit und Termin. Die Software erinnert die Zuständigen an ihre Termine.

Von der Bewerbung bis zur Personalabrechnung

Davon profitiert Ihre Personalabteilung

Bewerbungen digital bearbeiten und bewerten

In Ihrer HR-Software sehen Sie, welche Bewertungen noch offen sind. So können Sie den Bewerbenden schneller antworten. Die Software legt jede Bewerbung in einer digitalen Bewerberakte ab. Dort gibt auch die Führungskraft ihre Bewertung ab. Außerdem können Sie aus der Software heraus Stellenanzeigen auf Ihrer Karriereseite und in Jobportalen veröffentlichen.

Für jeden Schritt Zuständige, Termine und Erinnerungen hinterlegen
Nach der Zusage die Personalstammdaten in die Personalabrechnung übernehmen
In Ihrer HR-Software für Bewerberdaten eine Löschfrist festlegen
Bewerbungen alternativ über einen separaten Workflow in Ihrer DMS- und ECM-Software bearbeiten

3-5-T2-eintritt-und-austritt (KI-generiert)

Onboarding und Austritte mit Aufgaben planen

Für den Eintritt legen Sie in Ihrer HR-Software Vorlagen an, zum Beispiel je Abteilung oder Tätigkeit. Darin hinterlegen Sie, wer welche Aufgabe bis wann erledigt. Bei jedem Eintritt legt die Software die Aufgaben aus der Vorlage an, die Sie dem Eintritt zuordnen.

In Ihrer HR-Software sehen, wie weit jeder Eintritt ist
Für überfällige Aufgaben in Ihrer HR-Software eine Eskalation hinterlegen
Aufgaben für IT und Fachbereiche auch über einen separaten Workflow in Ihrer DMS- und ECM-Software verteilen
Für den Austritt Aufgaben mit Zuständigkeit anlegen

Digitale Personalakten anlegen und schützen

Arbeitsverträge, Bescheinigungen und Entgeltabrechnungen liegen gemeinsam in der digitalen Personalakte. Sie verwalten die Akte in Ihrer HR-Software oder in Ihrer DMS- und ECM-Software. Die digitale Personalakte Ihrer HR-Software unterstützt Sie außerdem dabei, die ab dem 1. Januar 2027 geltenden Anforderungen zur elektronischen Führung und Bereitstellung relevanter Entgeltunterlagen umzusetzen.

Über Rollen und Rechte steuern, wer welche Dokumente sieht, und einzelne Dokumente befristet freigeben
Mitarbeitende und Führungskräfte Dokumente selbst hochladen lassen
Berichte zum Monatswechsel automatisch in der Akte ablegen lassen
Zugriffe auf die Personalakte von Ihrer DMS- und ECM-Software protokollieren lassen
Aufbewahrungsfristen je Dokumentart in der DMS- und ECM-Software festlegen

3-5-T4-urlaub-und-abwesenheiten (KI-generiert)

Urlaub digital beantragen und genehmigen

Ihre Mitarbeitenden beantragen ihren Urlaub im Mitarbeiterportal Ihrer HR-Software, auch über die App. Dort sehen sie ihr aktuelles Urlaubskonto. Die Führungskraft genehmigt den Antrag im gleichen System.

Genehmigungswege und Vertretungen für Urlaubsanträge einrichten
Im Teamkalender sehen, wer wann abwesend ist
Neben Urlaub auch Krankheitstage und weitere Fehlzeiten erfassen
Abwesenheitsberichte je Person und Team erstellen

Arbeitszeiten digital erfassen und freigeben

Mitarbeitende erfassen ihre Arbeitszeiten am Terminal, im Mitarbeiterportal Ihrer HR-Software oder in der App. Führungskräfte geben Korrekturen digital frei. Die Software berechnet die Zeitkonten und zeigt Plus- und Minusstunden an.

Freigegebene Zeiten automatisch in eine angebundene Personalabrechnung übernehmen lassen
Arbeitszeiten auch im Homeoffice erfassen
Ausgewählte Personen per E-Mail benachrichtigen lassen, wenn ein Zeitkonto einen Grenzwert überschreitet
Zeiten aus einem vorhandenen Zeiterfassungssystem über eine Schnittstelle in die Personalabrechnung einlesen
Genehmigte Stunden in einem Sammelbericht für eine externe Lohnbuchhaltung zusammenfassen

3-5-T6-personalabrechnung-und-reisekosten (KI-generiert)

Löhne und Gehälter abrechnen und Meldungen versenden

Mit einer Personalabrechnung in Ihrer HR-Software rechnen Sie Löhne und Gehälter selbst ab, auch Sonderfälle wie Kurzarbeit oder Pfändungen. Vor dem Abschluss prüfen Sie alles in einer Testabrechnung. Danach erstellt die Software die gesetzlichen Meldungen und übermittelt sie elektronisch.

Entgeltabrechnungen im Mitarbeiterportal bereitstellen
Frühere Abrechnungen jeder Person aufrufen
Die Lohndaten für Ihre Buchhaltung exportieren, auch im DATEV-Format
Belege für Reisekosten im Mitarbeiterportal oder per App einreichen und von der Führungskraft genehmigen lassen
Reisekosten nach den steuerlichen Regeln und Ihren eigenen Richtlinien abrechnen und mit der Entgeltabrechnung auszahlen

Beratung, Software und Betrieb

Ihre Personalprozesse mit Emerion digitalisieren

HR-Software

Sie rechnen Löhne und Gehälter in derselben HR-Software ab, in der Sie die Personaldaten pflegen. Wenn Ihre Steuerkanzlei abrechnet, reicht eine HR-Software ohne Personalabrechnung.

HR-Software ansehen

DMS- und ECM-Systeme

Ihre DMS- und ECM-Software archiviert Personaldokumente revisionssicher und löscht die Dokumente nach den Fristen, die Sie festlegen. Dort verwalten Sie die digitale Personalakte auch unabhängig von Ihrer HR-Software.

DMS- und ECM-Systeme ansehen

Buchhaltungssoftware

Aus der Personalabrechnung Ihrer HR-Software exportieren Sie die Lohndaten, auch im DATEV-Format. Ihre Buchhaltung importiert die Datei und bucht die Löhne und Gehälter, ohne sie neu zu erfassen.

Buchhaltungssoftware ansehen

Managed IT Services

Wenn Sie Ihre HR-Software bei uns beziehen, betreiben wir die installierte Version in unserem Rechenzentrum in Deutschland. Bei HR-Software in der Cloud übernimmt der Hersteller den Betrieb.

Managed IT Services ansehen

Weitere Lösungen

Passend zu Personal und HR

Mitarbeiterin im Büro prüft am Bildschirm ein digitales Dokument, neben dem Monitor liegt ein Stapel Papierbelege (KI-generiert)

Finanz- und Rechnungswesen

Über eine Schnittstelle Ihrer HR-Software zur Kostenrechnung zeigt Ihre Buchhaltungs- oder ERP-Software die gebuchten Löhne und Gehälter je Kostenstelle neben den übrigen Kosten.

Lösungen für das Finanz- und Rechnungswesen ansehen

Verwaltung und Backoffice

Ihre DMS- und ECM-Software leitet Bescheinigungen aus dem Sammelpostfach nach Ihren Regeln an die Personalabteilung weiter.

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FAQ

Fragen zu digitalen HR-Prozessen

Wer darf die digitale Personalakte sehen?

Sie bestimmen das über Rollen und Rechte, auch für einzelne Dokumente. Die Führungskraft sieht zum Beispiel die Akten ihres Teams und nur die Personalabteilung sieht die Gehaltsunterlagen. Sie geben der Geschäftsführung einen Arbeitsvertrag auch befristet frei, etwa für drei Tage.

Können wir Löhne und Gehälter selbst abrechnen und mit der Steuerkanzlei weiterarbeiten?

Ja. In einer HR-Software in der Cloud richten Sie Ihrer Steuerkanzlei einen eigenen Zugang ein. Dort sieht die Kanzlei die Abrechnungen und Meldungen, für die Sie Rechte vergeben. Für die Buchhaltung exportieren Sie die Lohndaten aus der Software als DATEV-kompatible Datei.

Was kostet es, unsere HR-Prozesse zu digitalisieren?

Das hängt davon ab, womit Sie heute arbeiten und womit Sie beginnen. Sie können zum Beispiel mit der digitalen Personalakte in einer DMS- und ECM-Software starten und weitere Abläufe später ergänzen. Im Erstgespräch besprechen wir Software und Vorgehen und schicken Ihnen danach ein Angebot.

Was ist eine HR-Software?

Eine HR-Software ist eine Software, in der Sie Personaldaten, Abwesenheiten und Arbeitszeiten verwalten. HR steht für Human Resources, also das Personalwesen. Ihre Mitarbeitenden beantragen in der Software zum Beispiel Urlaub, den die Führungskraft dort freigibt.

Was ist ein DMS- und ECM-System?

Ein DMS- und ECM-System ist eine Software, in der Sie Dokumente digital ablegen, wiederfinden und per Workflow freigeben. DMS steht für Dokumentenmanagement-System, ECM für Enterprise Content Management, den Oberbegriff, zu dem das DMS gehört. In der Personalabteilung verteilt die Software zum Beispiel über einen separaten Workflow Aufgaben für den Eintritt an IT und Fachbereiche.

HR-Prozesse digitalisieren Weniger Verwaltung. Mehr Zeit für Ihre Mitarbeitenden.