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DocuWare – DMS- und ECM-Software für den Mittelstand

KI-gestütztes Dokumentenmanagement für Ihr ganzes Unternehmen

Effizientes Dokumentenmanagement leicht gemacht: DocuWare liest Dokumente automatisch aus, archiviert revisionssicher und steuert Ihre Workflows digital.

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DocuWare Diamond Club Member 2026 Auszeichnung
DocuWare Customer Service Champion 2026 Auszeichnung
Siegel GoBD-konform
Siegel DSGVO-konform
Überblick

Was ist DocuWare?

DocuWare bietet Ihnen eine umfassende Softwarelösung für das Dokumentenmanagement und Enterprise Content Management (ECM) in Ihrem Unternehmen.

Sie verwalten sämtliche wichtigen Dokumente, darunter Rechnungen, Verträge und Personalakten.

DocuWare liest automatisch die relevanten Daten aus und archiviert jedes Dokument revisionssicher. Sie legen fest, wer Dokumente überprüft und freigibt. Nach der Freigabe übergibt DocuWare die Belege nahtlos an Ihre Buchhaltungs- oder ERP-Systeme, zum Beispiel an DATEV oder Sage 100. Dabei haben Sie die Wahl, DocuWare flexibel in der Cloud, in unserem deutschen Rechenzentrum oder auf Ihren eigenen Servern zu betreiben.

Funktionen

So profitiert Ihr Team von DocuWare

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Dokumente erfassen und mit KI auslesen

DocuWare übernimmt Dokumente aus verschiedenen Quellen und legt sie im passenden Archiv ab. KI-basiertes Intelligent Indexing liest dabei Angaben wie Rechnungsnummer, Vertragsnummer oder Personalnummer als Indexbegriffe aus.

  • E-Mails mit Anhängen aus Ihren Postfächern
  • Ablage aus Outlook und Microsoft Teams
  • Import vom Scanner, aus überwachten Ordnern und per Druckbefehl aus jeder Anwendung
  • Webformulare mit Pflichtfeldern und Datei-Uploads, die nach dem Absenden den passenden Workflow starten
  • Dokumente und Fotos aus der DocuWare App für iOS und Android
  • Auslesen von Positionen, Tabellen und Handschrift mit DocuWare IDP (Intelligent Document Processing)
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Das ist Ihr nächster Schritt

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KI erfasst Ihre Rechnungsdaten

DocuWare erkennt auf der Eingangsrechnung automatisch den Kreditor, den Betrag sowie das Rechnungsdatum. Ihr Team bestätigt diese Daten, ohne sie doppelt erfassen zu müssen.

DocuWare archiviert Ihre Belege GoBD-konform

Jeder Beleg ist bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist vor Manipulation geschützt. Dabei bleibt jede Änderung und jeder Zugriff nachvollziehbar, auch für die Betriebsprüfung.

Ihr Team findet jedes Dokument in Sekunden

Ein Suchbegriff genügt, etwa eine Kundennummer, ein Kreditorenname oder ein Wort aus dem Text. Aus Ihrer Buchhaltungssoftware öffnen Sie die Rechnung zur Buchung mit einem Klick.

Ihr Team klärt nur noch die Abweichungen

DocuWare vergleicht Rechnung, Bestellung und Wareneingang bis auf jede Position. Bei einer Abweichung benachrichtigt DocuWare die zuständige Person.

Sie zahlen vor Ablauf der Skontofrist

Die zuständige Person bekommt eine Erinnerung an jede offene Freigabe. Bei Abwesenheit gibt die Vertretung die Rechnung frei.

Ihre Buchhaltung erfasst keine Rechnung zweimal

Schnittstellen verbinden DocuWare mit Ihrem Buchhaltungs- und ERP-System. So bucht Ihre Buchhaltung mit den Daten aus DocuWare, ohne sie neu einzugeben.

Einsatzbereiche

Diese Funktionen bringt DocuWare für Ihren Fachbereich mit

Finanz- und Rechnungswesen

Rechnungseingang & 3-Wege-Abgleich

DocuWare liest Ihre Eingangsrechnungen aus und gleicht sie mit Bestellung und Wareneingang ab. Danach leitet DocuWare jede Rechnung nach Ihren Regeln zur Freigabe weiter. Ihre Buchhaltungssoftware übernimmt die freigegebenen Rechnungen mit den ausgelesenen Daten.

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Personalabteilung

Digitale Personalakte

Jede Personalakte enthält Bewerbungsunterlagen, Zeugnisse, Entgeltabrechnungen und Schulungsnachweise. Nur berechtigte Personen sehen die Akte. Ihre Mitarbeitenden öffnen ihre eigenen Dokumente über einen geschützten Link.

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Verwaltung und Backoffice

Digitale Vertragsakte

Ihr Team legt Verträge nach einheitlichen Kriterien wie Vertragsart und Laufzeit ab und findet Klauseln über die Volltextsuche. DocuWare erinnert die Zuständigen vor Kündigungs- und Verlängerungsfristen.

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Einkauf und Beschaffung

Bestellanforderung und Freigabe

Die Fachbereiche erfassen ihren Bedarf in einem Formular. DocuWare leitet die Bestellanforderung zur ein- oder mehrstufigen Freigabe weiter, zum Beispiel ab einer Betragsgrenze.

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DocuWare Pakete

Welches Paket passt zu Ihrem Unternehmen?

DocuWare Cloud gibt es in vier Paketen, die sich in der Zahl der Benutzerlizenzen und im Speicher unterscheiden. Bei Bedarf erweitern Sie beides. Auf eigenen Servern starten Sie mit einer Serverlizenz und ergänzen die Module, die Sie brauchen. Zusatzdienste wie DocuWare Intelligent Document Processing (IDP) sind in beiden Fällen zubuchbar. Die Tabelle zeigt die wichtigsten Funktionen je Paket.

  • enthalten
  • zubuchbar
  • nicht im Paket
DocuWare Cloud 4DocuWare Cloud 15DocuWare Cloud 40DocuWare Cloud 100Eigene Server
Benutzerlizenzen
DocuWare Cloud 4

4

DocuWare Cloud 15

15

DocuWare Cloud 40

40

DocuWare Cloud 100

100

Eigene Server

nach Bedarf

Speicher
DocuWare Cloud 4

20 GB

DocuWare Cloud 15

50 GB

DocuWare Cloud 40

500 GB

DocuWare Cloud 100

1.000 GB

Eigene Server

auf Ihren Servern

Archiv, Volltextsuche, Versionen und Rechte
DocuWare Cloud 4
DocuWare Cloud 15
DocuWare Cloud 40
DocuWare Cloud 100
Eigene Server
Connect to Mail und DocuWare Forms
DocuWare Cloud 4
DocuWare Cloud 15
DocuWare Cloud 40
DocuWare Cloud 100
Eigene Server
Connect to Outlook und Connect to Teams
DocuWare Cloud 4
DocuWare Cloud 15
DocuWare Cloud 40
DocuWare Cloud 100
Eigene Server
Erfassen per Scan, Import und Druckbefehl
DocuWare Cloud 4
DocuWare Cloud 15
DocuWare Cloud 40
DocuWare Cloud 100
Eigene Server
Intelligent Indexing
DocuWare Cloud 4
DocuWare Cloud 15
DocuWare Cloud 40
DocuWare Cloud 100
Eigene Server
Datenabgleich mit ERP- und CRM-Software
DocuWare Cloud 4
DocuWare Cloud 15
DocuWare Cloud 40
DocuWare Cloud 100
Eigene Server
Workflow Manager mit Aufgabenlisten, Benachrichtigungen und Wiedervorlage
DocuWare Cloud 4
DocuWare Cloud 15
DocuWare Cloud 40
DocuWare Cloud 100
Eigene Server
E-Rechnungen auslesen und lesbar anzeigen
DocuWare Cloud 4
DocuWare Cloud 15
DocuWare Cloud 40
DocuWare Cloud 100
Eigene Server
Validierung von E-Rechnungen gegen Format- und Geschäftsregeln
DocuWare Cloud 4
DocuWare Cloud 15
DocuWare Cloud 40
DocuWare Cloud 100
Eigene Server

mit Connect to Mail

Smart Connect
DocuWare Cloud 4
DocuWare Cloud 15
DocuWare Cloud 40
DocuWare Cloud 100
Eigene Server
DocuWare App
DocuWare Cloud 4
DocuWare Cloud 15
DocuWare Cloud 40
DocuWare Cloud 100
Eigene Server
Signature Service (Zertifikate zusätzlich)
DocuWare Cloud 4
DocuWare Cloud 15
DocuWare Cloud 40
DocuWare Cloud 100
Eigene Server
DocuWare Intelligent Document Processing (IDP)
DocuWare Cloud 4
DocuWare Cloud 15
DocuWare Cloud 40
DocuWare Cloud 100
Eigene Server
E-Invoicing Service mit Peppol
DocuWare Cloud 4
DocuWare Cloud 15
DocuWare Cloud 40
DocuWare Cloud 100
Eigene Server
Schnittstellen zu Sage 100, DATEV, ADDISON und SAP S/4HANA
DocuWare Cloud 4
DocuWare Cloud 15
DocuWare Cloud 40
DocuWare Cloud 100
Eigene Server
Betrieb

DocuWare flexibel betreiben

DocuWare Cloud

DocuWare betreibt die Cloud für Sie und spielt die Updates ein. Ihre Dokumente liegen dabei in Rechenzentren der EU und sind mehrfach gesichert.

Beratung buchen

DocuWare im Rechenzentrum von Emerion

Wir betreiben DocuWare für Sie in unserem Rechenzentrum in Deutschland. Ihre Daten bleiben in Deutschland. Ihre IT braucht dafür keine eigenen Server

Hosting anfragen

DocuWare auf Ihrem eigenen Server

Ihre IT betreibt DocuWare auf Ihren Servern, mit Microsoft SQL oder MySQL als Datenbank. Dazu gehören auch Updates und Datensicherung. Auf Wunsch übernimmt unser IT-Team diese Aufgaben

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FAQ

Häufige Fragen zu DocuWare

Was kostet DocuWare?

Die Kosten richten sich nach der Betriebsform, der Zahl der Benutzerlizenzen, dem Speicher und den Zusatzdiensten, zum Beispiel DocuWare IDP. In DocuWare Cloud bestimmen Benutzerlizenzen und Speicher den Preis, nicht die Funktionen. Im Angebot weisen wir Lizenzen, Zusatzdienste und Einführung getrennt aus.

Wie lange dauert die Einführung von DocuWare?

Entscheidend für die Dauer ist, wie viele Dokumentarten, Freigabestufen und Schnittstellen wir einrichten. Den genauen Zeitplan erhalten Sie nach dem ersten Workshop.

Können wir unser bisheriges Archiv übernehmen?

Ja. DocuWare Import übernimmt Dateien aus Verzeichnissen, die Sie angeben. Aus DATEV DMS classic lassen sich die Dokumente mit ihren Indexdaten übernehmen. Vorab legen wir mit Ihnen fest, welche Bestände ins neue Archiv gehören.

Wir haben schon eine ERP-Software. Wozu brauchen wir DocuWare?

DocuWare archiviert alle Dokumente Ihres Unternehmens, auch Verträge und Personalakten, und steuert die Freigaben. Ihre ERP-Software verwaltet Aufträge und Buchungen. Über eine Schnittstelle bekommt die ERP-Software die Buchungsdaten jeder freigegebenen Rechnung.

Welche DocuWare Sage Schnittstelle gibt es?

Wir verbinden Sage 100 und DocuWare über die Schnittstelle Sage2DocuWare, von Sage zertifiziert. Mit Sage2DocuWare archiviert DocuWare die Belege aus Sage 100. Das Sage Rechnungswesen übernimmt danach die freigegebenen Rechnungen mit ihrer Kontierung.

Wie arbeitet DocuWare mit DATEV zusammen?

Für DATEV gibt es zwei Schnittstellen von DocuWare. Connect to DATEV Rechnungswesen übergibt Buchungsstapel und ist von DATEV geprüft und freigegeben. Connect to DATEV Unternehmen online übergibt Belege mit Buchungsdaten. Beide brauchen einen Windows-Server in Ihrem Unternehmen, auch bei DocuWare Cloud.

DocuWare Cloud oder eigene Server: Was passt zu uns?

DocuWare Cloud passt, wenn der Hersteller den Betrieb übernehmen soll. Eigene Server sind die richtige Wahl, wenn Ihre IT DocuWare selbst betreiben will. In unserem Rechenzentrum übernehmen wir den Betrieb für Sie. Bisher gibt es den KI-Assistenten DocuWare Aura nur in DocuWare Cloud.

Wo liegen unsere Daten in DocuWare Cloud?

Bei Unternehmen in Deutschland liegen die Daten in der EU, in Rechenzentren auf der Plattform Microsoft Azure. DocuWare spiegelt die Daten dreifach und speichert die Dokumente zusätzlich an einem zweiten Standort in derselben Region. 

Ist DocuWare GoBD-konform?

Ja. DocuWare archiviert Ihre Belege revisionssicher bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist. Bei der Einführung richten wir Aufbewahrungsfristen und Berechtigungen mit Ihnen ein.

Ist DocuWare DSGVO-konform?

Mit DocuWare können Sie Daten und Dokumente DSGVO-konform aufbewahren und verarbeiten. Rollen und Rechte legen fest, wer welche Dokumente sieht.

Kann DocuWare E-Rechnungen empfangen und prüfen?

Ja. DocuWare empfängt XRechnung, ZUGFeRD und weitere Formate aus Ihrem E-Mail-Postfach. Beim Eingang validiert DocuWare jede E-Rechnung gegen Format- und Geschäftsregeln.

Welche KI-Funktionen hat DocuWare?

Intelligent Indexing erkennt die Indexbegriffe eines Dokuments und schlägt sie vor. Der Zusatzdienst DocuWare IDP erkennt die Dokumentart und liest festgelegte Felder ohne vorheriges Training aus. In DocuWare Cloud beantwortet der KI-Assistent DocuWare Aura außerdem Fragen zu Ihren Dokumenten und beachtet dabei die Zugriffsrechte.

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  1. Erzählen Sie uns, wo Sie stehen und was Sie vorhaben.
  2. Gemeinsam überlegen wir, welche Software zu Ihnen passt und wie sie sich mit Ihren Systemen verbinden lässt.
  3. Danach wissen Sie, womit Sie am besten beginnen, und erhalten auf Wunsch ein Angebot.